Alfresco + StartDigit = Gestione Documentale Smart

StartDigit integra i servizi in Alfresco potenziando e personalizzando il flusso e la gestione documentale

Massimizzare il valore del contenuto aziendale

Quando i documenti vengono archiviati in più punti (su laptop e chiavette USB, e-mail e unità di rete, e in vari siti di condivisione dei documenti) è inevitabile che ne derivi una situazione di caos. Una tale ripartizione dei contenuti in sistemi diversi rallenta la produttività aziendale e aumenta i rischi per la sicurezza.

La soluzione di Alfresco per la gestione dei documenti riporta i contenuti aziendali sotto controllo. File importanti come contratti legali, risorse di marketing e documenti di progettazione, sono facilmente individuabili, condivisi e protetti. Inoltre, Alfresco massimizza il valore dei contenuti integrandoli nei processi aziendali di base. Le informazioni vengono fornite alla persona giusta, al momento giusto, nelle applicazioni e nei dispositivi utilizzati per svolgere il loro lavoro.

Grazie alla facilità d’uso e alle capacità di integrazione nell’ambiente di lavoro dei nostri dipendenti, utilizzando Alfresco abbiamo raggiunto un livello estremamente elevato di approvazione ed efficienza

Arno Hagen, Project Manager IT, Leica Geosystems
Acquisizione ed elaborazione documenti automatizzata in Alfresco

L’acquisizione dei documenti e la loro elaborazione e conversione in dati business ready per i sistemi enterprise vengono effettuate da uno Smart Assistant dotato di IA (Intelligenza Artificiale).

Alcuni dei documenti che possono essere acquisiti ed elaborati automaticamente:

  • Fatture attive e passive
  • Ordini
  • DDT
  • Distinte bancarie
  • Documenti scansionati
PRiPPER - Zero Type Data Entry
Conservazione Elettronica a Norma per Alfresco

Mantiene il valore probatorio dei tuoi documenti digitali gestiti con Alfresco.

Utilizzando Alfresco per gestire i documenti aziendali, la conservazione digitale a norma è il passaggio necessario per ottenere i benefici della digitalizzazione mantenendo il valore legale e probatorio degli stessi.

StartDigit ha integrato nativamente la conservazione elettronica in Alfresco per gestire in maniera trasparente la conservazione elettronica senza lasciare il tuo documentale.

Funzioni potenti di ricerca e discovery

Alfresco rende semplice trovare rapidamente il documento esatto di cui si ha bisogno fra le migliaia e anche centinaia di migliaia di file.

  • Funzioni di ricerca in stile Amazon, con tanto di suggerimenti di ricerca immediati e semplici filtri di ricerca, accelerano il recupero dei contenuti pertinenti.
  • La funzione di cartelle smart raggruppa i documenti in base al contenuto, e non in base a dove sono archiviati
  • L’accesso mobile e l’integrazione con le applicazioni di produttività permettono agli utenti di lavorare da qualsiasi luogo, utilizzando dispositivi e interfacce con i quali hanno già familiarità
Integrazione dei contenuti nei processi

Una potente combinazione di funzioni di workflow e gestione dei documenti offre infinite opportunità per ottimizzare e accelerare il flusso di contenuti digitali.

  • Modelli di metadati, o proprietà, articolati consentono di far avanzare automaticamente i documenti attraverso un processo di business o lungo il ciclo di vita di gestione degli archivi
  • I workflow integrati semplificano la revisione e approvazione dei documenti, e le definizioni di processo personalizzate permettono di ottimizzare tutte le attività che coinvolgono grandi quantità di contenuti
  • Le regole delle cartelle attivano azioni automatizzate per le operazioni più ripetitive, così il personale può dedicarsi alle attività di maggior valore
Protezione dei contenuti business-critical

I contenuti aziendali sono protetti, per tutto il ciclo di vita, da controlli di sicurezza di livello enterprise e funzionalità di gestione dei record integrata.

  • Le autorizzazioni di accesso a più livelli (per siti, cartelle e file) permettono di controllare chi può visualizzare, modificare ed eliminare i documenti
  • Il controllo delle versioni, con la possibilità di tornare a una versione precedente, semplifica il monitoraggio dei documenti e protegge l’integrità dei file
  • La gestione dei record, semplice e automatizzata, potenzia e dimostra la conformità con le policy di governance delle informazioni per l’intero ciclo di vita dei documenti

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